Comment organiser de manière optimale votre lieu de travail ?

Qu'est-ce qu'une bonne organisation sur le lieu de travail ? Pourquoi un lieu de travail bien organisé est-il important pour vous et votre entreprise ? Quelles sont les spécificités à prendre en compte pour un lieu de travail bien organisé ? Quel équipement vous permet de bénéficier d'une organisation optimale du lieu de travail ? Comment mettre en place une organisation optimale du lieu de travail ?

Organisation du lieu de travail Cet article donne un aperçu de l’organisation optimale du lieu de travail. Plusieurs aspects de ce que vous lirez dans cet article seront détaillés dans d’autres articles.

Dans cet article, vous trouverez les réponses aux questions suivantes :

  • Qu’est-ce qu’une bonne organisation du lieu de travail ?
  • Pourquoi une bonne organisation du lieu de travail est-elle importante pour vous et votre entreprise ? 
  • Quelles sont les spécificités à prendre en compte pour un lieu de travail bien organisé ?
  • Quel équipement vous permet de bénéficier d’une organisation optimale sur le lieu de travail ?
  • Comment mettre en place une organisation optimale du lieu de travail ?
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Qu'est-ce qu'une bonne organisation sur le lieu de travail ? Pourquoi un lieu de travail bien organisé est-il important pour vous et votre entreprise ? Quelles sont les spécificités à prendre en compte pour un lieu de travail bien organisé ? Quel équipement vous permet de bénéficier d'une organisation optimale du lieu de travail ? Comment mettre en place une organisation optimale du lieu de travail ?
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Qu'est-ce qu'une bonne organisation sur le lieu de travail ? Pourquoi un lieu de travail bien organisé est-il important pour vous et votre entreprise ? Quelles sont les spécificités à prendre en compte pour un lieu de travail bien organisé ? Quel équipement vous permet de bénéficier d'une organisation optimale du lieu de travail ? Comment mettre en place une organisation optimale du lieu de travail ?

Qu’est-ce qu’une bonne organisation sur le lieu de travail ?

L’organisation du lieu de travail est obtenue grâce à l’ergonomie.

L’ergonomie est la science qui consiste à adapter le lieu de travail et son environnement (tâches, outils, méthodes de travail, matériaux, objectifs de productivité, relations avec les collègues…) aux besoins de l’utilisateur. L’expression “ergonomie” est également connue sous le nom d’ingénierie du facteur humain.

L’ergonomie du lieu de travail est composée de trois piliers :

  • L’ergonomie cognitive se concentre sur les fonctions mentales et le bien-être de l’homme. Elle traite de la charge de travail mental, des interactions sociales avec les collègues et les supérieurs, de la motivation, du stress, du sentiment de manque de compétences…
  • L’ergonomie physique se concentre sur les relations entre le corps et le lieu de travail. Voici quelques exemples d’ergonomie physique : charges lourdes à porter, actions répétitives à faire…
  • L’ergonomie organisationnelle se concentre sur les structures, les politiques et les processus organisationnels au sein d’une entreprise afin d’optimiser le flux de travail. Elle implique la communication, le travail en équipe, le télétravail, la gestion de la qualité…(Source)

L’organisation du lieu de travail aborde l’aspect physique de l’ergonomie. Un lieu de travail bien organisé est un lieu de travail qui répond aux besoins physiques spécifiques des employés afin d’alléger toute contrainte physique et tout stress sur le corps.

L’importance d’un lieu de travail bien organisé

Un lieu de travail mal organisé peut avoir plusieurs conséquences sur les employés et la productivité, comme par exemple :

  • perte de temps
  • diminution de la motivation
  • accidents du travail
  • erreurs
  • la lenteur de la production
  • Etc. 

En revanche, un lieu de travail bien organisé peut y contribuer :

  • un travail plus facile
  • l’augmentation de la productivité
  • un meilleur confort conduisant à une plus grande motivation des employés
  • réduction des risques d’accidents du travail pour les employés et les équipements
  • un risque d’erreur plus faible

 

En outre, selon le baromètre Actinéo 2015 des composantes contribuant le plus à la qualité des conditions de travail (Source), les critères qui ont le plus d’impact sur la qualité de vie au travail selon les salariés sont, par ordre de priorité 

  • Qualité des relations avec les collègues
  • Disponibilité de l’espace de travail
  • Niveau de bruit
  • Qualité de l’organisation du lieu de travail
  • Climatisation
  • Qualité de l’éclairage
  • Disponibilité de stockage pour les documents professionnels 

La qualité de l’organisation du lieu de travail joue un rôle important dans la qualité de la vie au travail telle que perçue par les employés.

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Spécificités et équipements pour une organisation optimale du lieu de travail

Lorsqu’on parle d’organisation du lieu de travail, il faut distinguer les zones de production des espaces de bureau en raison de leurs spécificités uniques et très différentes. Dans un prochain article, nous détaillerons l’organisation optimale du lieu de travail par fonction (opérateur de machine, représentant commercial, secrétaire, employé de bureau).

Dans les zones de production :

Les opérateurs de machines sont souvent exposés à des travaux répétitifs, qui nécessitent parfois la manipulation de matériaux lourds. Ce travail est généralement très physique. Les opérateurs de machines doivent être concentrés sur leur efficacité. Par conséquent, leur lieu de travail doit leur permettre de fluidifier leur travail, en mettant rapidement à leur disposition les informations et les matériaux dont ils ont besoin pour être efficaces.

Les problématiques liées à l’organisation de l’espace de travail dans les zones de production sont multiples. Outre les problèmes d’efficacité, des facteurs tels que le bruit, l’éclairage, les températures élevées ou basses, les vibrations et les problèmes de concentration liés au passage des collègues, sont autant de facteurs à prendre en compte pour un lieu de travail bien organisé.

Les nombreuses normes régissant l’organisation du lieu de travail dans les zones de production doivent également être prises en compte, en particulier celles qui garantissent la sécurité des employés et des biens.

Les équipements destinés à améliorer l’organisation du travail dans les installations de production peuvent inclure  :
  • Une surface de travail réglable en hauteur, pour varier les positions de travail et la posture
  • Une chaise ergonomique avec un repose-pieds
  • Systèmes d’affichage pour un accès rapide et facile aux informations utilisées quotidiennement
  • Un tapis ergonomique anti-fatigue 
  • Chariots légers et facilement déplaçables
  • Accès aux bases de données et aux logiciels des entreprises
  • Accès à internet pour trouver des informations spécifiques et des formations en ligne
  • Un téléphone pour rester en contact avec ses collègues et obtenir immédiatement des informations actualisées
Système d'affichage magnétique (Tarifold)
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Pochettes d'index, repositionnables (3L OP)
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Magneto PRO uniquement Aimants Cadres d'affichage A4/A3 ( Tarifold )
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Dans les bureaux :

Le degré d’inactivité physique d’une personne travaillant dans un bureau dépend de sa fonction. Dans la plupart des cas, les employés sont assis. Le travail est généralement répétitif, l’utilisation d’une souris et d’un clavier d’ordinateur, les mouvements physiques sont limités et la posture est affectée.

Les problèmes liés à l’organisation du travail dans les espaces de bureau sont le bruit, souvent très présent dans les espaces ouverts, les fluctuations de température et les interruptions par les téléphones ou les collègues en personne, la position de l’espace de travail dans le bureau, la posture, l’accès facile à tous les équipements de bureau courants. Certaines des conséquences de ces problèmes sont la fatigue oculaire, les maux de tête et les douleurs musculo-squelettiques qui peuvent entraîner des troubles à long terme. (Source)

Les équipements destinés à améliorer l’organisation du lieu de travail comprennent :
  • Une chaise ergonomique avec un repose-pieds
  • Un support de moniteur avec des bras articulés pour régler la hauteur et la profondeur de l’écran
  • Mobilier ergonomique, y compris les bureaux réglables en hauteur
  • Une souris d’ordinateur verticale (joystick)
  • Systèmes d’affichage des informations utilisées au quotidien
  • Un éclairage adapté
  • Accès aux bases de données et aux logiciels des entreprises
  • Accès à internet pour trouver des informations spécifiques et des formations en ligne
  • Un téléphone
  • Capacités de classement et de stockage
Memo cube / Set de tiroirs / Bac à courrier / Boîte à dossiers suspendus / Serre-livres / Dossiers de magazines / Poubelle de bureau (Jalema)
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Système VEO sur pied (Tarifold)
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Quelques autres équipements pour les bureaux
Onglets blancs (Jalema)
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Porte-étiquettes autocollants (3L OP)
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Color Collection L-Folders (Tarifold)
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Étapes à suivre pour mettre en place une bonne organisation sur le lieu de travail 

Afin d’améliorer l’organisation de votre lieu de travail pour votre personnel, voici un guide étape par étape sur la manière de procéder :

  • Observez l’employé sur son lieu de travail.
  • Définir les problématiques du lieu de travail liées au métier de l’employé et à ses spécificités (exemple : taille, manque de confort dans certains postes, maladies…).
  • Discutez avec l’employé des symptômes physiques potentiels (manque de confort, douleurs musculaires…) et des facteurs psychosociaux (charge de travail, objectifs définis, relations avec les collègues et la direction, stress, perception du travail…).
  • Analyser les résultats : comparer avec d’autres entreprises, analyser le taux de fréquentation des salariés…
  • Proposer des modifications du lieu de travail en fonction des besoins des employés et des possibilités de l’entreprise en termes de budget.
  • Faire approuver les solutions proposées par l’employé.
  • Mettre en place la nouvelle organisation du lieu de travail.
Qu'est-ce qu'une bonne organisation sur le lieu de travail ? Pourquoi un lieu de travail bien organisé est-il important pour vous et votre entreprise ? Quelles sont les spécificités à prendre en compte pour un lieu de travail bien organisé ? Quel équipement vous permet de bénéficier d'une organisation optimale du lieu de travail ? Comment mettre en place une organisation optimale du lieu de travail ?