Nous l’avons vu dans l’article « La communication interne dans les entreprises : un facteur de productivité et d’engagement des équipes », une bonne communication interne est essentielle dans les entreprises, et ce, pour trois raisons principales. Elle permet non seulement de transmettre des informations, mais également de faire adhérer les collaborateurs aux projets de l’entreprise et de les motiver.
Cet article présentera quelques outils relais d’information. Ces outils seront classés selon leur canal : print (impression), affichage, digital, face-à-face et autres.
L’article sera divisé en 2 parties : d’une part le print et l’affichage, d’autre part le digital, le face-à-face et les autres canaux.
Le canal de communication print est privilégié pour un accès à l’information pour les personnes n’ayant pas un accès régulier aux ordinateurs et contenus digitaux.
Journal d’entreprise
Le journal d’entreprise est à destination des collaborateurs uniquement. Il présente différentes informations liées à la performance et à la vie de l’entreprise. Bien que ressemblant à une newsletter dans les informations transmises, il se veut plus complet, plus structuré et plus collaboratif.
Sa fréquence de publication ainsi que ses ressources humaines (personnes ou services) déployées pour coordonner sa rédaction sont généralement définies pour plus de continuité.
Le journal d’entreprise peut être destiné à plusieurs cibles différentes : le groupe, l’entreprise, un département (RH, production…) …
Ses objectifs sont :
- L’information sur les évolutions, succès, échecs et vie sociale de l’entreprise (concurrence, taux de rebuts, partenariats…)
- L’accompagnement du changement (système informatique, déménagement…)
- La fédération des collaborateurs autour de projets ou problématiques d’entreprise
- Le renforcement de la culture d’entreprise
- La valorisation des collaborateurs
- Le renforcement de l’engagement des salariés
Il est recommandé de publier un contenu équilibré, entre les informations liées purement à l’entreprise, et celles liées plutôt aux salariés.
Pour maintenir une certaine structure, le journal d’entreprise peut être diviser en rubriques. Quelques exemples de contenu :
- Edito : introduction par la Direction de l’entreprise
- Bilan de l’activité
- Bilan du marché
- Nouveautés produits
- Nouveautés ressources humaines (arrivées, départs, montées en compétences…)
- Mise en avant d’un département ou d’un métier de l’entreprise
- Evènements d’entreprise (salons professionnels…)
- Interview : collaborateur, client, fournisseur
- Parole de collaborateurs (partage d’une passion, d’un centre d’intérêt, d’une culture…)
- Petites annonces et partage de bons-plans entre salariés (ex : garde-d’enfants, co-voiturage…)
- Jeux (sudoku, mots croisés…) 4
Il ne faut pas oublier que, pour être lu, un journal d’entreprise se doit d’alterner texte et images (ou autre formats, comme des graphiques).
Livret d’accueil
Le livret d’accueil, transmis aux nouveaux arrivants dans l’entreprise, permettent d’indiquer les informations et modes de fonctionnement essentiels dans l’entreprise pour une meilleure intégration.
Il est souvent divisé en rubriques. Quelques exemples :
- Introduction par la Direction avec mot de bienvenue
- Présentation de l’entreprise : axes stratégiques, marché, produits, projets en cours…
- Histoire de l’entreprise
- Missions et valeurs de l’entreprise
- Présentation de la RSE
- Informations pratiques : plan d’accès, parking, horaires de travail, transports, restaurant d’entreprise, accès informatiques, systèmes d’informations…
- Organigramme
- Règlement intérieur de l’entreprise et convention collective
- Informations sur la sécurité
- Instances Représentatives du Personnel
- Liste téléphonique (source)
Notes de service
Il s’agit d’une information officielle, rédigée par le Responsable d’un service ou la Direction générale. Elle rappelle des consignes, décrit un processus ou une procédure, soulève ou résout un problème. Elle se veut donc claire, précise et courte.
La note de service comporte, le plus souvent, les mentions suivantes :
- L’en-tête de l’entreprise
- La mention « note de service » avec le numéro d’ordre
- Les coordonnées de l’émetteur
- Les coordonnées du ou des destinataires
- Le lieu et la date d’émission
- La désignation de l’objet
- Le nom et la qualité du signataire (source)
Affichage
L’affichage peut transmettre des informations éphémères, renouvelables ou permanentes.
Ephémère
L’affichage éphémère est utilisé pour communiquer toute information ayant une durée de vie limitée, et qui n’est pas inclus dans une catégorie prédéfinie par l’entreprise.
Concernant le contenu, il peut s’agir :
- D’évènements professionnels (participation à des salons, organisation de conférences, de workshops…)
- D’évènements pour le personnel (sortie CE, concours entre collaborateurs, voyage…)
- D’informations concernant les primes
Concernant les évènements pour le personnel, un cadre d’affichage de couleurs et avec un design original peut être utilisé. L’adhésion du cadre d’affichage peut être soit magnétique, soit en adhésif repositionnable (un adhésif permanent n’est pas conseillé). Le format serait à minima du A4, voire du A3, pour une grande visibilité de l’information. La conception de l’affiche se doit d’être marquante et originale, pour attirer l’œil.
Concernant les évènements professionnels, un cadre avec un design original et le même type d’adhésion est possible. Le format serait plutôt du A4.
Renouvelable
L’affichage renouvelable a l’avantage de constituer un modèle pour les informations. Les collaborateurs savent où chercher l’information en fonction de son type. Le travail d’affichage est moindre également, puisqu’il faut seulement renouveler l’affiche à l’intérieur du cadre.
Exemples de contenu pour un affichage renouvelable :
- Performances générales de l’entreprise (chiffre d’affaires, acquisition d’un client, acquisition d’un marché, commande au montant plus important que d’habitude…)
- Indicateurs de performance pour chaque service (commercial : nombre de clients, montant des commandes, prochains salons professionnels ; production : taux de rebuts, temps utilisé pour la fabrication d’un produit X…)
- Nouveaux arrivants et départs
- Montées en compétences
- Nouveautés produits
Un cadre d’affichage de couleurs et avec un design plutôt neutre peut être utilisé. L’adhésion du cadre d’affichage peut être soit magnétique soit en adhésif repositionnable. Le format serait à minima du A5, voire du A4 ou du A3. La conception de l’affiche peut utiliser le même template en fonction de la catégorie d’information, pour un gain de temps.
Zoom sur l’affichage dynamique
L’affichage dynamique est un outil de communication qui permet la diffusion d’information, sous forme de contenus multimédias, dans les lieux à fort passage, généralement sur un écran.
Cette solution d’affichage permet une diffusion massive (sur tous les écrans connectés), de la même information. L’affichage dynamique est utilisable uniquement pour l’affichage éphémère et renouvelable, et non pas pour l’affichage permanent.
Il est pratique et constitue un gain de temps pour les grandes entreprises, qui ne doivent plus se déplacer pour renouveler leur affichage.
Notons qu’une information peut facilement être noyée dans toutes celles transmises par l’écran. De plus, il n’est souvent pas possible de mettre en pause l’écran pour pouvoir lire entièrement un sujet. L’information doit donc être plus concise pour un affichage dynamique que pour un affichage papier.
Permanent
Du fait de la législation, certaines informations se doivent d’être affichées dans l’entreprise de façon permanente.
En France, les informations suivantes nécessitent un affichage permanent :
- Inspection du travail
- Service d’accueil téléphonique
- Médecine du travail
- Consignes de sécurité, d’incendie et avertissement de zone de danger
- Horaires collectifs de travail
- Repos hebdomadaire
- Interdiction de fumer
- Interdiction de vapoter
- Document unique d’évaluation des risques professionnels
- Panneaux syndicaux (selon conditions fixées par accord avec l’employeur).
Pour des informations officielles, liées à la sécurité, il est préférable d’utiliser un cadre d’affichage pour une durée du support dans le temps. Un coloris « sécurité » peut être bénéfique, toujours dans l’optique de reconnaître l’information rapidement. De plus, un format A4 minimum est conseillé, pour une lisibilité de l’information.
Les documents officiels sont souvent mis à la charte de l’entreprise, ce qui ne laisse pas une grande liberté lors de la conception de l’affiche. Il faut néanmoins faire attention à ce que les destinataires de l’affiche puissent la lire facilement. (source)
