Outils relais d’information – Partie 2: Digital et face-à-face

Cet article constitue la deuxième partie de l’article sur la présentation d’outils relais d’information. Les outils ont été classés selon leur canal : print, signage, digital, face-à-face, et autres. Cet article traitera du digital, du face-à-face et d’autres types de canaux.

DIGITAL

1.      Mail d’information

Le mail d’information est un relais statique d’information, c’est-dire que l’information ne peut pas être modifiée une fois envoyée. La transmission d’information laisse une trace. Il est possible de se référer à un mail pour vérifier l’information, la dater ou retrouver son expéditeur. Par conséquent, cet outil est souvent utilisé pour transmettre des informations importantes entre collaborateurs ou entre entreprises, comme la bonne réception de marchandise ou le lancement d’une production.

Deux autres de ses avantages sont la praticité et l’instantanéité. Il est facile à écrire et à transmettre.

Néanmoins, il est nécessaire d’écrire clairement et distinctement son mail, afin d’assurer une bonne compréhension et interpretation par ses lecteurs.

De plus, les collaborateurs en reçoivent beaucoup par jour. En effet, la Harvard Business Review France estime que « Le courriel occupe 23 % du temps de travail d’un employé moyen qui, lui-même, en envoie ou en reçoit 112 par jour. » Par conséquent, il est nécessaire à l’heure actuelle de limiter l’envoi de mail, pour ne pas polluer son destinataire. (sources)

2.   Newsletter interne

La newsletter interne permet de tenir les collaborateurs informés de la vie de l’entreprise. Des informations sur les RH (les montées en compétences, les nouveaux arrivants et les prochains départs), sur la performance de l’entreprise (les appels d’offre remportés, les nouveaux partenariats ou les résultats d’un audit qualité), ou sur des informations générales liées à l’entreprise (une nouvelle salle de réunion disponible ou l’avancée de travaux), peuvent y être transmises.

Elle se distingue du journal d’entreprise de par son caractère digital. Le journal d’entreprise a l’avantage d’être plus facilement conservable par l’entreprise et les collaborateurs. Il prend néanmoins plus de temps à concevoir et à diffuser qu’une newsletter. Une newsletter présente l’intérêt de transmettre également des éléments vidéo.

La newsletter interne est souvent statique, mais il est possible d’y créer des interactions, notamment en utilisant des sondages ou des liens de redirection.

L’information est la même pour tous. Il faut néanmoins s’assurer que tous les collaborateurs aient accès à une messagerie régulièrement consultée.

3.      Intranet

L’intranet est un réseau informatique propre à l’entreprise ou à l’organisation. Il est en général réalisé sur mesure pour correspondre aux besoins de l’entreprise.

Sa principale fonction est de centraliser tout type d’information, notamment sur les performances de l’entreprise, les ressources humaines, les projets en cours, les campagnes de communication…

Il permet l’échange entre les collaborateurs, soit par la création de notes d’informations, la transmission de documents ou par de la messagerie instantanée.

Il regroupe l’accès à des applications utilisées au sein de l’entreprise, comme pour la gestion des stocks, l’emploi du temps des collaborateurs ou encore le suivi du chiffre d’affaires.

De plus, l’échange en information peut se faire en «top-down (communication descendante) et bottom-up (communication ascendante).

La création d’un intranet engendre par contre des coûts et de nécessite de l’investissement temps pour sa mise en place. De plus, il est nécessaire d’accompagner les collaborateurs dans son utilisation, pour les encourager à l’utiliser.

4.      Réseau social d’entreprise

Le réseau social d’entreprise est une plateforme de communication entre personnes appartenant à une même organisation, et échangeant à des fins professionnelles.

L’objectif principal réside dans le décloisonnement des services et dans la fluidité et l’instantanéité de la communication entre collaborateurs. Il vise à améliorer la collaboration entre personnes œuvrant dans l’entreprise.

Il engendre des coûts de mise en place, ainsi que le respect de certaines règles juridiques, notamment liées à la protection des données individuelles. (source)

Un article de la Harvard Business Review indique que son utilisation n’est pas aussi importante qu’elle est anticipée ou voulue. En effet, les réseaux sociaux d’entreprise sont à 25% utilisés par une majorité d’employés, 20% par plusieurs employés, 14% par peu d’employés, 20% ont prévu de l’utiliser et 21% n’ont pas prévu de l’utiliser.

Ce même article indique que son non-utilisation par les collaborateurs peut être liée à une utilisation trop limitée par les cadres supérieurs face à ce genre d’outils.
(source)

Cliquez sur le graphique pour zoomer

5.     Applications mobiles

L’entreprise peut également choisir de communiquer via une application mobile d’entreprise. L’objectif est de permettre à chaque employé d’accéder aux informations internes facilement et sans contrainte de lieu grâce à un smartphone. Les employés peuvent interagir, se former, ou encore y trouver des informations pratiques, comme les menus du jour des restaurants alentours.

L’alimentation d’une application mobile, en comparaison à un journal papier, nécessite moins de temps, en raison de la longueur limitée des contenus. Une application mobile propose généralement des contenus plus courts, avec de nombreuses images et infographies.

De plus, une application mobile peut être totalement personnalisée par l’entreprise, qui y insère des catégories pertinentes en fonction de son ADN ou de son secteur d’activité.

Une messagerie instantanée peut également être pensée, pour une disponibilité des collaborateurs à tout moment, comme en rendez-vous clients ou fournisseurs.

Néanmoins, créer une application mobile d’entreprise demande un certain budget de lancement, ainsi que des compétences particulières, qui sont souvent sous-traitées à un prestataire. Cependant, le budget à y consacré à moyen et long-terme est inférieur à celui de bien d’autres supports, notamment le journal papier (coûts en temps de création de contenu et en impression). (source)

FACE-A-FACE

1.      “Pause-café”, “tea time”, “fika”

Chaque culture a son moment d’échange informel au sein de l’entreprise. Les anglais ont leur «tea time », les suédois leur « fika », les français leur pause-café.
Selon Le Figaro, 81% des salariés français estiment que la pause-café « favoriserait l’échange d’idées et l’entraide des salariés qui peuvent alors parler d’un problème rencontré. »
Le « fika », mot suédois dérivé de « kaffee » (café), évoque une pause quotidienne, moment d’échange, de créativité et de détente entre les équipes. (sources)

Vector collection of business people

2.   Réunions d’information

Les réunions d’informations permettent la délivrance d’un message à toute une équipe en même temps, et offre la possibilité aux collaborateurs de poser des questions. L’information circule de façon descendante.

Généralement, une réunion d’information traite d’un seul sujet à la fois, que ce soit la nomination d’un nouveau responsable, le rachat d’une autre entreprise, la fixation d’objectifs…

Plus le nombre de collaborateurs invité est conséquent, plus son organisation est complexe. En effet, le lieu doit permettre d’accueillir toutes les personnes invitées, la date choisie doit permettre à chaque personne concernée d’y assister, et les moyens doivent être à prendre en compte également (exemple : nécessité de projeter un support de présentation). (source)

3.   Bouche-à-oreilles

Le bouche à oreille est un canal de transmission d’information non négligeable en entreprise. Il est spontané et n’est généralement pas maitrisé par l’entreprise. L’interprétation des collaborateurs face à un message peut déformer l’information et créer des malentendus. Par conséquent, l’entreprise doit savoir maitriser le bouche-à-oreille au sein de son entreprise. Un prochain article traitera de ce sujet. (source)

AUTRES

1.      Systèmes de présentation

Les systèmes de présentations de documents permettent la transmission d’une information complète, nécessitant souvent plusieurs pages. En effet, un système de présentation de documents peut s’apparenter à un catalogue de 10 à 60 pages, dont les feuilles sont remplaçables facilement.

Les systèmes de présentations de documents sont utilisés principalement en industrie, dans le médical, dans les commerces, restaurants, hôtels et plus largement tout type d’établissement recevant du public. Leur principal avantage réside dans le caractère complet des informations transmises. De plus, la personne recherchant l’information est autonome dans sa recherche d’information.

Kit pupitre métal (434109)
Kit mural Pro (920303)
Infostand (550060)

2.   Boite à idées

La boite à idées est aujourd’hui une source d’innovation participative en entreprise. Les collaborateurs partagent leurs suggestions, puis ces suggestions sont filtrées et certaines sont mises en œuvre.
La mise en place d’une boite à idées permet d’une part de regrouper des idées novatrices, proposées par des personnes connaissait bien l’entreprise et son environnement. L’innovation émerge de chacun. De plus, la boite à idées permet un renforcement du sentiment d’appartenance à l’entreprise, notamment lorsqu’une idée suggérée est adoptée.
Néanmoins, la boite à idées constituant un outil de liberté totale, les informations sortantes ne respectent pas toujours le principe de l’outil. En effet, il est fréquent d’y retrouver des commentaires sur la gestion de l’entreprise, voire des insultes. De plus, sa mise en œuvre demande du temps, et des ressources humaines pour développer les projets sélectionnés. Ces deux inconvénients constituent les principaux freins à la mise en place d’une boite à idées. (source)

3.   Pictogrammes et marquage au sol

Les entreprises et administrations, ainsi que tout établissement recevant du public, utilisent également des outils de communication universel comme des pictogrammes et du marquage au sol pour communiquer visuellement sur toute question de sécurité et d’hygiène.
Des bandes au sol ou des symboles tels que des pas, des croix et des flèches, indiquent le sens de circulation, délimitent les espaces dédiés, tracent les limites de confidentialité et informent sur la sécurité dans un langage universel.

Symboles de marquage au sol (197104)
Pictogrammes de sécurité adhésifs (Gauche à droite: 197651, 197652, 197653, 197654, 197655, 197656, 197657, 197650)