La communication interne dans les entreprises : un facteur de productivité et d’engagement des équipes

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Cet article répondra aux questions suivantes :

  • Quels sont les missions et les objectifs de la communication interne dans les entreprises ?
  • Pourquoi la communication interne est-elle si importante au sein d’une entreprise ?
  • Quelles sont les clés d’une communication interne réussie ?
  • À quoi devez-vous faire attention lorsque vous mettez en œuvre une communication interne efficace ?

La définition de la communication interne

La communication interne dans une entreprise correspond à l’ensemble des actions de communication destinées aux parties prenantes internes de l’entreprise. Le terme “parties prenantes internes” englobe à la fois les dirigeants et les employés, mais aussi les syndicats et les actionnaires. La communication interne s’oppose à la communication externe, qui correspond à toutes les actions de communication destinées aux parties prenantes externes à l’entreprise, telles que les clients, les fournisseurs, les organismes publics, les institutions financières et les ONG.

Les missions et les objectifs d’une communication interne

Transmission d’informations :

La première mission de la communication interne dans une entreprise est la transmission d’informations.

  • Communication descendante, ascendante et transversale

La transmission des informations peut suivre un processus descendant. Cela signifie que l’information provient de la direction, est transmise dans tous les services et à tous les niveaux hiérarchiques puis est diffusée aux travailleurs. La transmission de l’information peut également suivre un processus inverse, lorsqu’elle est communiquée par un niveau considéré comme “bas” dans l’organigramme, circule entre les départements et atteint la direction. Ces deux processus sont appelés communication descendante et ascendante. Il existe également une communication appelée communication transversale, présente dans les organisations sans véritable hiérarchie où l’information circule entre différentes entités hiérarchiques pour coordonner le travail de multiples collaborateurs (par exemple, la gestion de projets). Ces trois processus feront l’objet d’un futur article.

  • Types d’informations

Différentes informations circulent au sein d’une entreprise, certaines obligatoires, telles que les informations relatives à la sécurité ou aux réglementations de l’entreprise, d’autres volontaires, telles que les informations relatives aux changements de l’entreprise, aux nouveaux contrats, aux performances de l’entreprise, aux mises à jour du comité d’entreprise, aux mises à jour des processus des systèmes, aux activités des ressources humaines, aux événements de l’entreprise et de marketing, aux mises à jour réglementaires, etc.

Les autres types d’informations transmises dans le cadre des communications internes comprennent les réactions des services, les suggestions d’amélioration, qui peuvent concerner les produits, les procédures ou les indications de marché, ainsi que le partage de savoir-faire ou de techniques, telles que les techniques de vente ou le savoir-faire de fabrication.

  • Comment les informations sont transmises sous plusieurs formes

Il existe deux types de communication interne, statique (e-mails, signalisation, bulletins d’information d’entreprise) ou interactive (réunions, intranets, réseaux sociaux).

L’information peut essentiellement être transmise par 4 médias différents : numérique, imprimé, signalisation ou face à face.

Numérique, l’information peut être communiquée par le biais de courriers électroniques informatifs, de bulletins d’information internes, d’intranets, de réseaux sociaux d’entreprise et d’applications mobiles. La signalisation et les supports imprimés, tels que les affiches, les tableaux d’affichage, le journal d’entreprise et les éditoriaux mensuels, peuvent également constituer des moyens de communication très efficaces, en particulier lorsque les employés n’ont pas un accès régulier à des ordinateurs et à des contenus numériques (par exemple, dans des ateliers, des entrepôts, etc.). La transmission d’informations en face à face est plus efficace dans les petites entreprises ayant un petit nombre d’employés. Les informations sont alors transmises en direct lors de réunions planifiées. Cela garantit que chaque employé reçoit le même niveau d’information au même moment. Des transmissions informelles d’informations peuvent également avoir lieu entre les employés à des moments tels que les pauses café et déjeuner. Toutefois, il est préférable pour une entreprise de contrôler le flux d’informations que de laisser l’information se diffuser et/ou se déformer par le bouche à oreille et les commérages.

Un article à venir détaillera le choix du support de communication en ce qui concerne le type d’information à communiquer.

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Adhérer au projet de l’entreprise :

La deuxième mission de la communication interne de l’entreprise consiste à faire adhérer les employés au projet de l’entreprise. 

  • La communication interne comme moyen de diffusion de la culture de l’entreprise

La culture de l’entreprise ou le projet d’entreprise sont son ADN. Chaque employé doit se voir enseigner le projet d’entreprise et y adhérer afin de le refléter efficacement à l’extérieur, aux parties prenantes extérieures à l’entreprise ou aux futurs employés potentiels de l’entreprise.

L’attachement au projet d’entreprise efface les individualités au profit d’une identité collective de l’entreprise. Cela permet à l’entreprise d’être représentée par un groupe, et non par la somme de ses individualités.

  • S’unir autour du projet d’entreprise

Lorsque la culture et le projet de l’entreprise sont véritablement diffusés et intégrés par les employés, un sentiment d’appartenance se créer chez chacun. Ce sentiment d’appartenance est essentiel pour générer l’implication des employés. Cela permettra à l’entreprise de capitaliser sur des valeurs et des objectifs communs. Les employés seront également moins résistants au changement et aux nouvelles orientations, car ils seront conscients que le changement fait partie du projet de l’entreprise.

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Motiver l’employé :

La troisième mission de la communication interne de l’entreprise est de motiver les employés.

  • Valoriser les succès

La communication interne à l’entreprise permet également de mettre en valeur les succès de l’entreprise. Elle peut mettre en valeur un projet et le rôle de chacun dans celui-ci. Cela augmente la reconnaissance individuelle, qui est un facteur essentiel de motivation des employés.

  • Accroître les compétences

En partageant des techniques et des savoir-faire nouveaux ou éprouvés, l’entreprise permet aux individus d’accroître leurs compétences. Les employés se sentent également engagés envers l’entreprise et les missions qui leur sont confiées.

 

Pourquoi la communication interne est-elle si importante au sein d’une entreprise ?

  • Important pour les clients

Les clients de l’entreprise bénéficient d’une communication interne efficace grâce à l’amélioration des services qui leur sont fournis. En outre, les clients bénéficieraient de l’amélioration de l’image externe de l’entreprise, grâce au dévouement de ses employés.

  • Important pour les parties prenantes internes

Il en résulte une meilleure ambiance de travail et un meilleur moral des employés. Le travail d’équipe est développé, la cohésion est renforcée et l’efficacité et la créativité des employés sont stimulées. Les employés adhèrent à la vision de l’entreprise, se sentent plus impliqués et pris en compte. Ils pourront également développer des relations personnelles plus étroites et mettre en commun leurs compétences. Et comme pour les clients de l’entreprise, les employés apprécieront et bénéficieront d’une meilleure image externe de l’entreprise.

  • Important pour la gestion des entreprises

Les employés seront plus loyaux et, par conséquent, la rotation du personnel diminuera avec moins de nouveaux employés, et le niveau de compétence global de l’entreprise devrait augmenter. Cela permet d’éviter les longues sessions de recrutement et les longues périodes de formation des nouveaux employés qui seraient nécessaires pour acquérir les compétences spécifiques à l’entreprise. Cela permettrait d’endiguer la fuite des talents vers la concurrence. En outre, une communication interne efficace au sein de l’entreprise permet d’améliorer l’image de marque de l’employeur, qui à son tour attire davantage de talents dans l’entreprise.

Pour la direction de l’entreprise, une bonne communication interne conduit à une efficacité accrue grâce à une meilleure cohérence. La communication ne serait pas unilatérale, ce qui permettrait de décloisonner les services et de créer des synergies productives au sein de l’entreprise.

Avec l’adhésion de chaque employé au projet d’entreprise, les changements seraient plus fluides. En outre, l’entreprise veillerait à contrôler le flux d’informations afin de réduire les déclarations déformées et les rumeurs.

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Selon une étude Gallup de 2018, seuls 15 % des employés dans le monde sont engagés dans leur travail. (Source)

Les communications internes peuvent être une solution au faible taux d’engagement des employés….

 

Les clés d’une communication interne réussie

Pour assurer le succès de la communication interne, l’entreprise doit s’assurer que les informations fournies sont honnêtes. L’information doit être vraie, sans atténuation ni exagération.

La communication nécessite l’incarnation de la culture, des valeurs et de l’image de l’entreprise, car elle en est le relais.

Les objectifs de la communication interne doivent être définis, ainsi que les lignes de communication et le degré de détail des informations à transmettre, en particulier sur des sujets qui peuvent être difficiles comme les grèves ou les fusions et acquisitions.

Des moyens doivent être mis en œuvre. Elles doivent être choisies puis mises en œuvre. Les ressources humaines, matérielles et financières sont utilisées. Les ressources humaines désignent le dévouement d’une ou plusieurs personnes pour mener à bien cette mission. Les services qui peuvent être dédiés à la communication interne peuvent être la direction des ressources humaines, la direction générale ou les services de communication. Les moyens matériels sont caractérisés par les supports de communication utilisés.

Une autre clé du succès de la communication interne dans une entreprise est la mesure des résultats, c’est-à-dire la mesure de l’impact de la communication sur les parties prenantes internes de l’entreprise.

Enfin, il est nécessaire de s’adapter en permanence aux remarques et suggestions des personnes bénéficiant de la communication, afin d’améliorer continuellement le processus.

Points à surveiller

Différents éléments doivent être pris en compte pour garantir que la communication interne reste efficace.

Prenons par exemple la signalisation.

  • Être visible

Tous les acteurs concernés doivent pouvoir bénéficier de ces informations.

La signalisation est considérée comme visible lorsqu’elle est affichée à un endroit où les personnes concernées par l’information passent régulièrement et la voient. La même information doit être affichée plusieurs fois, dans des endroits différents fréquentés par ceux qui en bénéficieront. De cette façon, l’information est sûre d’être lue et relue par toutes les personnes concernées.

  • Être lisible

Une signalisation lisible permet à ceux qui bénéficient de l’information de la trouver facilement et rapidement.

Une information lisible est affichée dans un endroit sans éléments superflus autour d’elle. Lorsqu’elles sont affichées, les informations doivent être organisées de manière claire et logique. Il est également important de placer l’information là où elle est pertinente ou sera la plus lue. Par exemple, les informations relatives au comité d’entreprise peuvent être appropriées dans la salle de repos, ou les informations relatives aux performances de l’entreprise peuvent être affichées sur un tableau d’affichage clairement organisé dans les installations de production.

La signalisation sera également plus lisible selon la manière dont elle a été conçue. Une affiche ou un panneau lisible doit présenter peu d’informations, mais des informations essentielles (volume de texte, quantité d’éléments graphiques, multiplicité des polices de caractères ou des images). Le choix de la police et de la taille des caractères permettra une lecture facile et rapide. Il est conseillé d’éviter les couleurs claires (jaune, vert pomme…) dans les titres et les textes. En outre, il convient de prêter attention à l’image de fond. Elle doit être conforme à l’information.

Quelques exemples de supports pour un affichage lisible :

Panneaux adhésifs auto-collants, A4 (produits de bureau 3L)
Support de bureau "Black edition" EasyLoad avec 10 pochettes A4 en PP (Tarifold)
  • Attirez continuellement l’attention

En plus d’une information visible et lisible, il est nécessaire que l’œil soit continuellement attiré par l’information. L’information doit être mise en évidence. La conception de l’affiche et le choix du support permettent de mettre l’information en évidence.

La conception de l’enseigne ou de l’affiche influence son attrait et augmente l’intérêt du lecteur pour cette information. Une affiche bien conçue attirera le lecteur et sera plus facile à lire. Pour une signalétique accrocheuse, la conception, les couleurs, les dessins, les photos et les graphiques doivent être choisis avec soin. De même, l’originalité générale de l’affiche est importante.

Le choix du support pour organiser et structurer l’information a également une incidence sur son attrait. Les informations codées par couleur peuvent aider les employés à identifier rapidement certains types et catégories d’informations qui pourraient les intéresser ou des informations importantes auxquelles ils doivent prêter attention. Le cadrage de l’information peut également renforcer l’impact du message. La structuration et l’organisation de l’information faciliteront sa recherche.

En outre, les informations doivent être renouvelées régulièrement pour continuer à être attrayantes et pertinentes. Lorsqu’un lecteur s’habitue à voir toujours la même information au même endroit, il cesse de la lire. Il devient un dispositif que le cerveau lit automatiquement mais qu’il n’enregistre pas réellement. En changeant régulièrement la conception, le graphisme, le positionnement, le support ou la manière dont le message est écrit, on permet à ce message de rester pertinent aux yeux du lecteur.

Quelques exemples de supports accrocheurs :

Cadre magnéto A4 avec fermeture et dos magnétique (Tarifold)
Cadre Magneto A4 avec fermeture magnétique, dos autocollant (Tarifold)
Kang Easy Load magnétique A4 et A3 (Tarifold)