Une industrie zéro papier est-elle possible ?

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Cet article répondra aux questions suivantes :

  • Quelle est la valeur légale des documents officiels dématérialisés ?
  • Les habitudes des salariés liées à leur organisation au travail sont-elles compatibles avec une industrie zéro papier ?
  • La communication en entreprise peut-elle être conçue de façon entièrement digitale ?
  • Quelle est la différence entre l’impact écologique des supports papier et du numérique ?

Qu’entend-on par « industrie zéro papier » ?

Le zéro papier, aussi appelé dématérialisation des documents, est « le remplacement dans une entreprise des documents papier par des fichiers informatiques ». La dématérialisation des documents implique une « gestion numérique des flux de l’ensemble des données (échange, stockage, archivage…) ». Dans un objectif de zéro papier, les entreprises tentent d’imprimer le moins possible. (source)

La valeur légale de la dématérialisation des documents officiels

1.      La facturation électronique dans les entreprises – étude de cas sur l’Europe

En Europe, la directive 2014/55/EU du 16 avril 2014 on « electronic invoicing in public procurement » impose l’obligation pour une administration publique d’accepter les factures électroniques structurées et conformes de ses fournisseurs. Chaque Etat-membre avaient jusqu’au 18 avril 2018 pour mettre en place des mesures de transposition de cette directive dans leur législation nationale. (sources)

2. La facturation électronique dans les entreprises – étude de cas sur la France

En France, les entreprises doivent avoir recours à la facturation électronique lorsqu’elles adressent des factures à l’Administration. L’Administration englobe l’Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs. L’ordonnance adoptée le 26 juin 2014 fournit un calendrier des échéances :

  • Depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques.
  • Depuis le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire.
  • Depuis le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises (PME).
  • A compter du 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

 

En France, les entreprises privées sont tenues d’accepter la réception des factures dématérialisées. Le calendrier fournit par la loi Macron du 6 août 2015 est le même que celui ci-dessus. Notons que la loi n’impose que l’acceptation des factures électroniques à leur réception, et non pas l’élaboration de factures électroniques. (sources)

3.      L’archivage de documents électroniques – étude de cas sur l’Europe

La Commission Européenne a créé en 1994 un forum, nommé Forum DLM ou Document Lifecycle Management :  « Le Forum DLM est une communauté européenne d’archives publiques et de parties intéressées par la gestion des archives, des dossiers et de l’information dans toute l’Union européenne.”

Un de leurs accomplissements majeur est le MoReq, abbreviation de Model requirements for the management of electronic records puis Modular Requirements for Records Systems. Le MoReq présente de façon détaillée les exigences européennes pour l’organisation de l’archivage. (source)

Classeurs Color Dream (Tarifold)
Rayonnage offset (Jalema)
Porte-étiquettes autocollants (3L OP)

4.      L’archivage de documents électroniques – étude de cas sur la France

En France, la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 encadre l’archivage de documents électroniques. Cette loi indique que le document électronique possède la même valeur que celui au format papier. Néanmoins, comme l’indique l’article 1316-1 du Code Civil, certains critères doivent être respectés pour justifier de l’authenticité du document numérique. D’une part, l’expéditeur du document doit être facilement identifiable. D’autre part, le document doit être conservé dans son état d’émission. (source)

Il est obligatoire d’archiver certains types de documents, notamment:

  • les documents civils et commerciaux (déclaration de douane pendant 3 ans, factures clients ou fournisseurs, bons de livraison pendant 10 ans…)
  • les documents et pièces comptables (livres et registres comptables pendant 10 ans…)

Retrouvez la liste complète ici.

  • les documents fiscaux (impôt sur le revenu, sur les sociétés, TVA pendant 6 ans…)
  • les documents sociaux (documents relatifs au compte annuel pendant 10 ans, rapports du gérant pendant 3 ans…).

Organisation du travail

1.      Les habitudes d’impression des salariés

Pour mesurer l’habitude d’impression des salariés, deux études sont présentées.

Une étude sur la consommation de papier par les employés évoque qu’un employé français consomme en moyenne 70 à 85kg de papier par an, soit environ trois ramettes par mois.

De plus, un classement des pays du G20 les plus consommateurs de papiers en 2018 a été établit. L’Allemagne se trouve en première place avec 241.7kg de papier utilisé par personne sur une année, d’après les résultats fédéraux publiés par le journal Saarbrücker Zeitung. Les Etats-Unis se trouvent en deuxième place avec 211kg par personne. Nous pouvons en déduire qu’une grande partie de ce papier est utilisé dans un contexte professionnel.

Au travers de ces deux études, nous constatons que la consommation de papier, dans un contexte professionnel, en Allemagne, aux Etats-Unis et en France reste très importante. (sources)

2.      L’attachement à une prise de notes sur papier

D’après l’étude Harris Interactive pour l’association des industriels de la papeterie et du bureau…

… 82% des actifs déclarent utiliser le support papier pour prendre des notes à leur poste de travail (bloc-notes, carnet ou livret) …

… 58% utilisent exclusivement le support papier pour prendre des notes à leur poste de travail…

… 53% en réunion. (source)

Pourquoi, à l’heure du digital, la prise de notes papier est-elle aussi importante ?

La prise de notes manuscrite présente divers avantages, comme la personnalisation, la souplesse, et l’apprentissage. Ces avantages font que la prise de notes manuscrite est toujours utilisée.

  • Personnalisation et souplesse

La prise de notes manuscrite permet la personnalisation du document par des symboles, des annotations et des schémas. Il est aussi possible de personnaliser son document sur ordinateur ou sur tablette, mais ceci prend plus de temps à mettre en place.

Porte-blocs (Tarifold)
Notebooks A6, Atlanta (Jalema)
  • Apprentissage

Comme le montre de nombreuses études, notamment celle de Pam A. Mueller et Daniel M. Oppenheimer, nommée « The pen is mightier than the keyboard : advantages of longhand over laptop note taking », et publiée le 23 avril 2014 dans Psychocological Science, la prise de note par ordinateur est moins riche en apprentissage que celle sur papier. Cette recherche démontre qu’à usage égal, c’est-à-dire une prise de note sans distraction, la prise de note sur ordinateur tend à retranscrire textuellement la réunion, alors que la prise de note sur papier nécessite un traitement de l’information avant retranscription. Ainsi, une prise de note manuscrite permet un meilleur apprentissage. (source)

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Communication

1.      La communication interne

Les informations internes peuvent être diffusées, entre autres, sur support papier ou numérique. Les supports papiers incluent les journaux d’entreprises et les affichages. Les supports digitaux sont composés, par exemples, d’un intranet, de mails d’information ou d’une newsletter.

Certaines informations peuvent être présentées sous forme numérique, comme les changements dans l’organisation, l’arrivée d’une nouvelle personne, ou encore les sorties organisées.

Cependant, toutes les informations ne peuvent pas être présentées sous forme numérique, comme les procédures de sécurité. Les procédures de sécurité doivent être disponibles dans toutes les circonstances, même lors d’une coupure de courant. L’information liée à la sécurité doit être facilement identifiable par tous, même les visiteurs de l’entreprise. Quelques exemples d’informations liées à la sécurité à présenter sous format papier : les plans d’implantation des extincteurs, le personnel chargé du service de sécurité incendie et les consignes particulières à suivre lors d’un incendie.

De plus, il est nécessaire de s’assurer que toutes les personnes concernées par l’information puissent en bénéficier. Une communication digitale implique que toutes les personnes concernées aient un accès en ligne et le consultent régulièrement. (source)

kit pupitre VEO (Tarifold)
Kit pupitre Easy Load (Tarifold)
Kit pupitre métal (Tarifold)
Kit mural Candy Line (Tarifold)

2.      Les supports commerciaux externes

De même que pour la communication interne, les supports de communication commerciaux peuvent être diffusés sous format numérique ou papier.

Le format papier a de nombreux avantages. Un mail publicitaire peut arriver directement dans les spams. Dans ce cas, il n’est probablement pas vu et lu par la cible. Un second avantage est le fait de pouvoir toucher le support. Le côté matériel du support peut être exploité en éveillant le sens du toucher.

Le format digital présente également de nombreux avantages. Par conséquent, la plupart des entreprises adoptent une stratégie multicanale, pour combiner les avantages des deux supports. Il est également possible de créer des QR codes sur des supports papier pour renvoyer à une version numérique. (source)

Arguments écologiques

1.      Le cycle de vie du papier

Le papier est fabriqué avec des ressources naturelles issues de l’exploitation forestière. La fabrication de la pâte à papier nécessite de l’énergie et des produits chimiques. De cette étape résulte des émissions et des déchets. L’emballage et la distribution impliquent des matières et de l’énergie pour le transport. Il en résulte également des émissions et déchets. Puis le papier est utilisé. Après son utilisation, un papier non-recyclé est ramassé et incinéré. Cela demande de l’énergie et provoque également des émissions et déchets. Après son utilisation, un papier pour recyclage est collecté et trié. Cela nécessite un ramassage et un centre de tri, et provoque également des émissions et des déchets. Le papier recyclé passe directement à l’étape de la fabrication de la pâte à papier.

La production de papier recyclé permet de :

  • Diminuer la consommation de bois
  • Diviser par 6 le volume d’eau nécessaire
  • Diviser par 2 voire 4 la consommation d’énergie.

Il est estimé que 20 millions d’arbres sont coupés chaque année pour produire du papier. (sources)

 

2.      La consommation énergétique du numérique

Le numérique nécessite une importante consommation énergétique. D’une part, chaque action (visionnage, envoi, téléchargement, stockage d’un document) consomme de l’énergie. D’autre part, le support matériel (ordinateur, tablette, téléphone portable, liseuse…) engendre un impact environnemental (de la fabrication au recyclage) bien plus important que celui provoqué par le papier. Selon l’ADEME, 75% des déchets d’équipement électriques et électroniques ne sont pas recyclés. (source)

Conclusion : pourquoi opposer les deux formats ?

Nous avons vu que les formats numériques et papiers sont complémentaires.

Légalement dans l’Union Européenne, les documents officiels peuvent être archivés sous format papier ou numérique en justifiant de leur valeur, et les factures peuvent être envoyées de manière dématérialisée.

Les ordinateurs sont des outils de travail plébiscités par une grande majorité des salariés. Cependant, les salariés apprécient l’impression de certains documents et attachent une nette importance à la prise de note papier.

En termes de communication, les supports papier et numérique sont souvent associés. La communication interne a besoin de diffuser certaines informations sous format papier. De même, l’expérience client et l’atteinte de la cible n’est pas similaire en communication papier et digitale.

Concernant le choix du format pour limiter son empreinte carbone, tout dépend de l’utilisation du support. Plus la durée de consultation et de conservation d’un document est courte, plus le support numérique est adapté.

A poser :

Porte-tablette à poser X-tend (Tarifold)
Kit pupitre VEO (Tarifold)

A fixer :

Kit mural VEO (Tarifold)
Porte-tablette mural X-tend (Tarifold)